Hoe deze kennisgeving te lezen

Deze privacy- en cookieverklaring voor de website is opgesteld door drie gelieerde bedrijven die gezamenlijk het fitness- en race-merk Deadly Dozen exploiteren. Wanneer een onderdeel van deze verklaring specifiek betrekking heeft op één van deze bedrijven in plaats van op alle drie, wordt dit aangegeven met behulp van de onderstaande labels. Indien er geen label wordt weergegeven, geldt het betreffende onderdeel voor alle drie de bedrijven.

[Deadly Dozen Limited - ALLE races en evenementen]

[Deadly Dozen Gym Limited - Sportschool en sportschoolwedstrijden]

[Deadly Dozen Academy Limited - Academiecursussen]

In veel gevallen werken de drie bedrijven samen en kunnen zij onderling gegevens uitwisselen op basis van passende afspraken inzake gegevensuitwisseling. In deze verklaring wordt uitgelegd wanneer en waarom dat gebeurt.

1. Wie wij zijn

Deze kennisgeving wordt gezamenlijk uitgegeven door de volgende drie ondernemingen, die alle zijn gevestigd te George Street, Macclesfield, Verenigd Koninkrijk, SK11 6HS (hierna gezamenlijk aangeduid als „de Deadly Dozen Group”, „wij”, „ons” of „onze”):

Deadly Dozen Limited
Bedrijfsnummer: 15565498
Rol: De belangrijkste werkmaatschappij en eigenaar van de website, verantwoordelijk voor baanwedstrijden, het beheer van internationale evenementen, het wereldwijde klassement en samenwerkingsverbanden.

Deadly Dozen Gym Limited
-registratienummer: 09491662
Functie: Verantwoordelijk voor race-evenementen in de sportschool, de sportschoolfaciliteiten en de programma’s voor personal trainers.

Deadly Dozen Academy Limited
Bedrijfsnummer: 12270745
Functie: Verantwoordelijk voor de Deadly Dozen Academy, het aanbieden van online en fysieke cursussen, coaching, opleidingsprogramma’s en certificering.

Deadly Dozen Limited beheert de website www.deadlydozen.com. Inhoud en diensten met betrekking tot de sportschool en de Academy worden eveneens op deze website gehost of zijn via deze website te bereiken. Afhankelijk van welk deel van de website u gebruikt en van welke diensten u gebruikmaakt, is de relevante verwerkingsverantwoordelijke een of meer van de bovengenoemde entiteiten. In deze verklaring wordt duidelijk aangegeven welke entiteit verantwoordelijk is voor elk type verwerking.

Mocht u vragen hebben over deze verklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: info@deadlydozen.com
Postadres: Data Protection Enquiries, Deadly Dozen, George Street, Macclesfield, Verenigd Koninkrijk, SK11 6HS

2. Wat deze kennisgeving omvat

In deze verklaring wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u:

  • Bezoek onze website op www.deadlydozen.com of een van de gelinkte Deadly Dozen-pagina’s

  • Schrijf je in voor of doe mee aan een willekeurig Deadly Dozen-evenement, of het nu gaat om een baanwedstrijd of een wedstrijd in de sportschool

  • Schrijf je in voor of neem deel aan de Deadly Dozen Academy, met onder meer online of fysieke cursussen en coachingprogramma’s

  • Koop producten in onze winkel

  • Meld u aan om onze nieuwsbrief of marketingberichten te ontvangen

  • Meld je aan als partner, sponsor of vrijwilliger

  • Neem op welke manier dan ook contact met ons op

In deze mededeling wordt ook ons cookiebeleid uiteengezet, waarin wordt uitgelegd welke cookies we op deze website gebruiken, waarom we die gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren.

Als u een medewerker, een externe contractant of een PT-coach bent, is er een aparte privacyverklaring voor medewerkers, contractanten en coaches op u van toepassing; deze is op verzoek verkrijgbaar.

3. Welke persoonsgegevens we verzamelen

Welke persoonsgegevens we verzamelen, hangt af van de manier waarop u met ons communiceert. Hieronder vindt u een overzicht van de categorieën gegevens die we via onze website en diensten kunnen verzamelen.

3.1 Identiteits- en contactgegevens

Verzameld over alle diensten heen.

  • Volledige naam

  • Geboortedatum

  • Geslacht

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Postadres

  • Naam en telefoonnummer van de contactpersoon in geval van nood

3.2 Gegevens over inschrijvingen en deelname aan de race

[Deadly Dozen Limited - Races en evenementen]

[Deadly Dozen Gym Limited - Sportschool en sportschoolwedstrijden]

  • Gegevens over de inschrijving voor de race, waaronder de naam van het evenement, de datum, de categorie en de opzet

  • Wedstrijdtijden, uitslagen, ranglijsten en klassementen

  • Prestatiegegevens die tijdens of in verband met evenementen zijn geregistreerd

  • Documenten inzake afstand van rechten en toestemming

  • Foto’s en videobeelden die tijdens evenementen zijn gemaakt

3.3 Gezondheids- en medische gegevens

Dit zijn gegevens van een bijzondere categorie volgens de Britse AVG en deze worden met extra zorg behandeld. We verzamelen alleen gezondheidsgegevens wanneer dat strikt noodzakelijk is.

  • Antwoorden op gezondheidsvragenlijsten en PAR-Q-formulieren die voorafgaand aan deelname moeten worden ingevuld

  • Gemelde medische aandoeningen, verwondingen of lichamelijke beperkingen

  • Contactgegevens van de huisarts of een andere zorgverlener, verstrekt voor noodgevallen

3.4 Gegevens over de academie

[Deadly Dozen Academy Limited - Academiecursussen en coaching]

  • Gegevens over de cursusinschrijving, waaronder de naam van de cursus, de datum en de vorm

  • Beoordelingsresultaten, voortgangsrapporten en certificeringsgegevens

  • Aanwezigheidslijsten voor fysieke sessies

  • Feedback, inzendingen en berichten met betrekking tot de cursusinhoud

  • Inloggegevens voor elk online leerplatform

3.5 Financiële en betalingsgegevens

  • De gegevens van betaalkaarten worden veilig verwerkt via onze betalingsprovider – wij slaan geen volledige kaartnummers op

  • Transactie- en betalingsgeschiedenis met betrekking tot inschrijvingen voor wedstrijden, aankopen in de webshop, inschrijvingen bij de Academy en toegang tot de sportschool en lidmaatschappen

3.6 Gegevens van partners, sponsors en vrijwilligers

  • Bedrijfsnaam, contactgegevens en registratiegegevens van het bedrijf

  • Gegevens over uw aanvraag, overeenkomst en samenwerking met ons

  • Correspondentie en contractdocumenten

3.7 Website en technische gegevens

  • IP-adres en apparaatgegevens

  • Type en versie van de browser

  • Bezochte pagina’s, verblijftijd op de website en klikgedrag

  • Verwijzende website of bron

  • Cookie- en trackinggegevens - zie paragraaf 11 voor alle details

  • Inloggegevens waarmee je een account aanmaakt

3.8 Marketing- en communicatiegegevens

  • Uw marketingvoorkeuren en gegevens over aanmeldingen en afmeldingen

  • Verslagen van de communicatie tussen ons

  • Enquête- en feedbackreacties

4. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

Rechtstreeks van jou: wanneer je je aanmeldt voor een evenement of cursus, een aankoop doet, een account aanmaakt, een gezondheidsvragenlijst invult, je aanmeldt als partner, je aanmeldt voor marketingberichten of contact met ons opneemt.

Automatisch: Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij automatisch bepaalde technische en gebruiksgegevens via cookies en soortgelijke technologieën. Zie paragraaf 11 voor meer informatie.

Van aangesloten sportscholen en evenementenorganisatoren: Wanneer een wedstrijd of evenement wordt georganiseerd via een aangesloten sportschool of een internationale evenementenorganisator, kunnen zij uw inschrijf- en deelnamegegevens met ons delen om het evenement te beheren en de uitslagen te publiceren.

Van platforms van derden: waaronder platforms voor wedstrijdinschrijvingen, betalingsverwerkers, aanbieders van tijdregistratie en uitslagen, en online leerplatforms, voor zover deze relevant zijn voor de diensten die u gebruikt. Wanneer u zich via een platform van een derde partij voor een wedstrijd inschrijft, deelt dat platform uw inschrijvingsgegevens met ons om uw deelname te verwerken.

Foto’s en video’s: Tijdensonze evenementen maken wefoto’s en video-opnames voor documentatiedoeleinden, veiligheidscontroles en promotiedoeleinden.

5. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden. Voor elk doel geldt een rechtsgrondslag op grond van de Britse AVG.

5.1 Inschrijving voor de race en organisatie van het evenement

[Deadly Dozen Limited - Wedstrijden en evenementen

[Deadly Dozen Gym Limited - Sportschool en sportschoolwedstrijden]

Wij gebruiken uw persoonsgegevens, contactgegevens, gezondheidsgegevens en gegevens over uw ras om uw inschrijving voor een hardloopwedstrijd te verwerken, uw deelname te beheren, uitslagen bekend te maken en het veilige verloop van evenementen te waarborgen. Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.

5.2 Wereldwijd klassement en publicatie van resultaten

[Deadly Dozen Limited - Races en evenementen]

Uw naam, nationaliteit, leeftijdsgroep en wedstrijdresultaten worden gepubliceerd op het wereldwijde klassement van Deadly Dozen op leaderboard-dd.vercel.app en op onze website. Het klassement wordt gehost op een platform van een derde partij, en uw wedstrijdgegevens worden namens ons door die platformaanbieder opgeslagen en verwerkt. Dit is een onlosmakelijk onderdeel van deelname aan een competitief hardloopevenement en maakt deel uit van onze overeenkomst met u als deelnemer. Als u bezwaren heeft tegen de publicatie van uw resultaten, neem dan alstublieft contact met ons op voordat u zich inschrijft. Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen.

5.3 Gezondheid en veiligheid

Wij verwerken gezondheidsgegevens om uw veiligheid tijdens evenementen en cursussen te waarborgen, om waar nodig redelijke aanpassingen te doen en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij verwerken deze gegevens op basis van uw uitdrukkelijke toestemming en, in noodsituaties, om uw vitale belangen te beschermen. Rechtsgrondslag: uitdrukkelijke toestemming, vitale belangen en wettelijke verplichting.

5.4 Uitvoering van de opleidingen van de Academie

[Deadly Dozen Academy Limited - Academiecursussen en coaching]

Wij gebruiken je identiteits-, contact- en Academiegegevens om je inschrijving te verwerken, cursusmateriaal aan te bieden, je voortgang te beoordelen, certificaten uit te reiken en met je te communiceren over je studie. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

5.5 Betalingsafhandeling

Wij gebruiken uw financiële gegevens om betalingen voor inschrijvingen op wedstrijden, inschrijvingen bij de Academy en aankopen in de webshop te verwerken. Betalingskaartgegevens worden veilig verwerkt door onze betalingsprovider en worden door ons niet in hun geheel opgeslagen. Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst.

5.6 Fotografie en video

Tijdens onze evenementen maken we foto’s en video-opnames voor het vastleggen van de race, veiligheidscontroles, promotiedoeleinden en het samenstellen van fotopakketten die deelnemers kunnen downloaden. Wanneer beelden worden gebruikt voor promotie- of marketingdoeleinden, baseren we ons op onze gerechtvaardigde belangen bij het promoten van onze evenementen en ons merk, of, indien vereist, op uw toestemming. Fotopakketten worden aan deelnemers ter beschikking gesteld als onderdeel van de evenementervaring. U kunt ons verzoeken om beelden waarop u te zien bent niet voor promotiedoeleinden te gebruiken door contact met ons op te nemen. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigde belangen of toestemming.

5.7 Beheer en verbetering van de website

We gebruiken technische en gebruiksgegevens om onze website en digitale diensten te beheren en te verbeteren, om de veiligheid te waarborgen en om inzicht te krijgen in hoe onze diensten worden gebruikt. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigde belangen.

5.8 Marketingcommunicatie

Indien u hiervoor toestemming hebt gegeven, of indien wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben op basis van een eerdere interactie met ons, kunnen wij u nieuws, updates en informatie sturen over aankomende wedstrijden, evenementen, Academy-programma’s en aanbiedingen. U kunt zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink in elke e-mail of door contact met ons op te nemen. Rechtsgrondslag: toestemming of gerechtvaardigde belangen.

5.9 Beheer van partners en sponsors

We gebruiken zakelijke contact- en contractgegevens om onze relaties met gelieerde ondernemingen, sponsors en vrijwilligers te beheren. Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigde belangen.

5.10 Naleving van wet- en regelgeving

Wij kunnen uw gegevens verwerken indien dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om te reageren op verzoeken van toezichthouders, of om rechtsvorderingen in te stellen of ons daartegen te verdedigen. Rechtsgrondslag: wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen.

6. Met wie we uw gegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, voor zover dit noodzakelijk en evenredig is.

Binnen de Deadly Dozen-groep: Deadly Dozen Limited, Deadly Dozen Gym Limited en Deadly Dozen Academy Limited kunnen gegevens met elkaar delen wanneer dit nodig is voor het beheer van onze gezamenlijke diensten, op basis van passende afspraken inzake gegevensuitwisseling binnen de groep.

Internationale evenementenorganisatoren en aangesloten sportscholen: Wanneer u deelneemt aan een evenement dat wordt georganiseerd door een aangesloten sportschool of een internationale evenementenorganisator, worden de relevante registratie- en deelnamegegevens met hen gedeeld om de organisatie van het evenement en de publicatie van de resultaten mogelijk te maken.

Aanbieders van tijdregistratie en uitslagen: Voor het vastleggen en verwerken van racetijden en het publiceren van uitslagen op het wereldwijde klassement.

Online leerplatforms: Wanneer de inhoud van de Academy via een platform van een derde partij wordt aangeboden, worden je inschrijvings- en voortgangsgegevens met dat platform gedeeld.

Betalingsverwerkers: Om inschrijfgelden voor wedstrijden, inschrijvingen bij de Academy en aankopen in de webshop veilig te verwerken.

IT- en hostingproviders: waaronder Squarespace, die onze website host, en eventuele aanbieders van cloudopslag of -systemen die onze gegevens namens ons beheren. We gebruiken Google Workspace (waaronder Gmail en Google Drive) als ons centrale e-mail- en documentenplatform voor alle drie de bedrijven van de Groep, voor dagelijkse communicatie en gegevensopslag. Gegevens die via Google Workspace worden verwerkt, vallen onder de voorwaarden voor gegevensverwerking van Google.

Beheers- en lidmaatschapssystemen voor sportscholen: systemen van derden die door Deadly Dozen Gym Limited worden gebruikt voor het beheer van de toegang tot de sportschool, lidmaatschappen en bijbehorende gegevens van deelnemers.

Inschrijvingsplatforms voor wedstrijden: Wij maken gebruik van externe inschrijvingsplatforms voor wedstrijden om deelnemers in staat te stellen zich in te schrijven voor evenementen. Wanneer u zich via een van deze platforms voor een wedstrijd inschrijft, worden uw inschrijvingsgegevens – waaronder uw naam, contactgegevens, contactpersoon voor noodgevallen en eventuele gezondheidsinformatie die u verstrekt – namens ons door dat platform verzameld en met ons gedeeld om uw inschrijving voor de wedstrijd te verwerken. De platformaanbieder treedt met betrekking tot deze gegevens op als verwerker voor Deadly Dozen Limited.

E-mail- en marketingplatforms: Als u zich hebt aangemeld voor marketingberichten, maken we gebruik van platforms van derden om berichten te versturen.

Verzekeraars: waar nodig om de aansprakelijkheid en de dekking van deelnemers te regelen.

Hulpdiensten en medische hulpverleners: Indien dit nodig is om uw vitale belangen of die van een ander tijdens een evenement te beschermen.

Juridische en professionele adviseurs: Indien nodig om juridisch advies in te winnen of een geschil af te handelen.

Toezichthoudende en overheidsinstanties: Indien dit wettelijk vereist is.

Alle derde partijen die namens ons gegevens verwerken, zijn verplicht dit uitsluitend op basis van onze instructies te doen, in het kader van contractuele gegevensverwerkingsovereenkomsten en in overeenstemming met de Britse AVG.

7. Internationale gegevensoverdrachten

Wij zijn internationaal actief via een netwerk van evenementmanagers in meer dan 30 landen. Wanneer deelnemersgegevens worden verzameld tijdens evenementen buiten het Verenigd Koninkrijk en centraal naar ons worden doorgestuurd, of wanneer wij gegevens delen met dienstverleners die internationaal actief zijn, kan dit gepaard gaan met de doorgifte van persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk.

Wij zorgen ervoor dat alle internationale gegevensoverdrachten worden beschermd door passende waarborgen in overeenstemming met de Britse AVG. Voor gegevensoverdrachten vanuit landen binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte baseren wij ons op het adequaatheidsbesluit dat de Europese Commissie aan het Verenigd Koninkrijk heeft verleend. Voor gegevensoverdrachten waarbij andere landen betrokken zijn, maken wij gebruik van de Britse overeenkomst inzake internationale gegevensoverdracht (UK IDTA), standaardcontractbepalingen of andere erkende overdrachtsmechanismen, al naar gelang de situatie.

Mocht u meer informatie willen over de specifieke waarborgen die gelden voor een eventuele doorgifte van uw gegevens, neem dan contact met ons op.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke, regelgevende en operationele vereisten.

Wedstrijdinschrijvingen en uitslagen: Gegevens van actieve deelnemers worden bewaard gedurende de periode dat u bij ons bent aangesloten, plus 3 jaar. Wedstrijdresultaten kunnen voor onbepaalde tijd in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm worden bewaard op het wereldwijde klassement.

Gezondheids- en PAR-Q-gegevens: worden bewaard gedurende 3 jaar vanaf de datum van de betreffende gebeurtenis, of langer indien dit vereist is op grond van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften of verzekeringsverplichtingen.

Inschrijvings- en certificeringsgegevens van de academie: worden 6 jaar bewaard vanaf de datum van voltooiing van de cursus of certificering, ter ondersteuning van eventuele toekomstige vragen over behaalde kwalificaties.

Financiële en betalingsgegevens: 6 jaar vanaf de datum van de transactie, zoals voorgeschreven door HMRC.

Foto’s en video’s: worden maximaal 3 jaar bewaard voor documentatie en veiligheidsbeoordeling. Promotiebeelden kunnen langer worden bewaard indien hiervoor toestemming is gegeven.

Website- en technische gegevens: Deze worden doorgaans maximaal 12 maanden in identificeerbare vorm bewaard; daarna kunnen ze in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm worden bewaard.

Marketinggegevens: worden bewaard totdat u zich afmeldt, plus 1 jaar daarna om de intrekking van de toestemming vast te leggen.

Gegevens van partners en sponsors: worden bewaard gedurende de looptijd van de relatie en nog 6 jaar daarna.

Aan het einde van de betreffende bewaartermijn worden uw gegevens op veilige wijze gewist of geanonimiseerd. U kunt contact met ons opnemen om te informeren naar de bewaartermijnen die van toepassing zijn op uw specifieke gegevens.

9. Uw rechten

Op grond van de Britse AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij zullen binnen één kalendermaand reageren op elk geldig verzoek, hoewel deze termijn bij complexe verzoeken met nog eens twee maanden kan worden verlengd.

Recht op inzage: U kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en om informatie over hoe wij deze gegevens gebruiken. Dit is in de meeste gevallen kosteloos.

Recht op rectificatie: Als de gegevens die wij over u bewaren onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren.

Recht op verwijdering: Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, behoudens eventuele dwingende wettelijke verplichtingen die wij hebben om deze gegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de manier waarop wij uw gegevens verwerken te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, kunt u ons vragen om uw gegevens in een overdraagbaar formaat aan te leveren.

Recht van bezwaar: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen. U hebt het onvoorwaardelijke recht om bezwaar te maken tegen direct marketing.

Recht om toestemming in te trekken: Wanneer wij ons baseren op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Rechten met betrekking tot geautomatiseerde beslissingen: U hebt het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die uitsluitend via geautomatiseerde middelen worden genomen en die aanzienlijke gevolgen voor u hebben.

Om een van uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@deadlydozen.com of per post op het adres vermeld in paragraaf 1. Het kan zijn dat wij u vragen om uw identiteit te bevestigen. Indien wij niet aan een verzoek kunnen voldoen, zullen wij onze redenen hiervoor schriftelijk toelichten.

10. Klachten

Mocht u bezorgd zijn over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, neem dan in eerste instantie contact met ons op via info@deadlydozen.com. Wij zullen ons best doen om de kwestie zo snel mogelijk op te lossen.

Houd er rekening mee dat elk van onze drie bedrijven een eigen, afzonderlijk klachtenbeleid heeft voor klachten met betrekking tot onze dienstverlening. Deadly Dozen Limited heeft een klachtenbeleid voor klachten over wedstrijden, zowel op de baan als in de sportschool. Deadly Dozen Academy Limited heeft een afzonderlijk klachtenbeleid voor klachten met betrekking tot de Academy. Deze zijn beschikbaar op onze website of op verzoek.

Als u nog steeds niet tevreden bent, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij het Information Commissioner’s Office (ICO):

Website: www.ico.org.uk
Telefoon: 0303 123 1113
Postadres: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5A